SOP & Syarat Penyewaan Gedung
Pelajari prosedur dan persyaratan lengkap untuk menyewa gedung di Taman Budaya Aceh
Standar Operasional Prosedur (SOP) Penyewaan Gedung
Prosedur Pemesanan Gedung
Langkah-langkah Pemesanan Gedung:
1. Menanyakan Ketersediaan Gedung
Pemohon datang ke UPTD Taman Seni dan Budaya Aceh untuk menanyakan informasi ketersediaan hari dan tanggal penggunaan gedung/tempat yang diinginkan.
2. Pemohon Mendapatkan Informasi Dari Petugas
Pemohon menerima penjelasan dari petugas mengenai aturan, ketentuan, dan ketersediaan gedung
3. Pemohon Mengajukan Surat Permohonan
Pemohon membuat dan menyerahkan Surat Permohonan Izin Pemakaian/penyewaan Gedung kepada pihak UPTD Taman Seni dan Budaya Aceh
4. Melakukan Pembayaran Penyewaan Gedung
Setelah permohonan disetujui secara administratif, pemohon melakukan pembayaran/setoran penyewaan gedung ke DPMTSP (Dinas Penanaman Modal Terpadu dan Pelayanan Satu Pintu) sesuai instruksi yang diberikan.
5. Menunggu Proses Persetujuan
Pihak UPTD akan memproses surat persetujuan, termasuk paraf, tanda tangan, dan pengarsipan dokumen internal.
6. Penandatanganan Nota Pemakaian Gedung
Pemohon dan pihak UPTD menandatangani nota pemakaian gedung dan melakukan serah terima lokasi sesuai jadwal penerimaan.
Persiapan Sebelum Acara
Persiapan yang Perlu Dilakukan:
- Survey Lokasi
Penyewa diharapkan melakukan survey lokasi gedung sebelum acara untuk memastikan kesesuaian dengan kebutuhan. - Konfirmasi Fasilitas
Konfirmasi ulang fasilitas yang akan digunakan dan kebutuhan teknis khusus jika ada. - Pembuatan Layout
Penyewa dapat mengajukan layout penataan kursi, panggung, dan dekorasi sesuai dengan jenis acara. - Persiapan Dokumentasi
Menyiapkan surat izin acara, daftar panitia, dan dokumentasi acara yang diperlukan. - Koordinasi dengan Vendor
Jika menggunakan vendor eksternal (catering, sound system tambahan, dll), koordinasi dengan petugas gedung.
Syarat dan Ketentuan Penyewaan Gedung
Persyaratan Administrasi
Dokumen yang Diperlukan:
- Surat Permohonan
Surat resmi dari instansi/organisasi yang bertanggung jawab atas acara dengan mencantumkan:- Nama dan jenis acara
- Tanggal, waktu, dan durasi penggunaan
- Jumlah peserta yang diperkirakan
- Keperluan penggunaan gedung
- Nama penanggung jawab acara
- Identitas Penanggung Jawab
Fotokopi KTP penanggung jawab acara dan surat kuasa jika diwakilkan. - Izin Kegiatan
Izin kegiatan dari pihak berwenang (kepolisian, dinas terkait) jika diperlukan untuk jenis acara tertentu. - Proposal Acara
Ringkasan proposal acara yang mencakup rundown acara dan kebutuhan teknis.
Tanggung Jawab Penyewa
Kewajiban Penyewa:
- Pemeliharaan Gedung
Penyewa bertanggung jawab atas kebersihan dan kerapihan gedung selama penggunaan. - Kerjasama dengan Petugas
Penyewa wajib mengikuti arahan petugas gedung dan berkoordinasi dengan baik. - Kesesuaian Penggunaan
Penggunaan gedung harus sesuai dengan peruntukan dan tidak melanggar norma kesusilaan. - Kerugian dan Kerusakan
Penyewa bertanggung jawab atas segala kerugian atau kerusakan fasilitas gedung yang disebabkan oleh kelalaian penyewa atau peserta acara. - Kepatuhan Regulasi
Penyewa wajib mematuhi semua peraturan gedung dan ketentuan yang berlaku di Taman Seni dan Budaya Aceh. - Dokumentasi
Penyewa wajib memberikan dokumentasi acara (foto/video) untuk keperluan arsip Taman Seni dan Budaya Aceh.